زمان تخمینی مطالعه: 8 دقیقه
بدون شک،برنامه ریزی در زندگی ما نقش بسزایی دارد.زیرا باعث می شود فرد موفق تری باشیم و بهتر از زمان خود استفاده کنیم. اگر یک برنامه‌ی روزانه استفاده کنیم، انجام وظایفممان آسان تر می‌شود. با برنامه ریزی کردن می‌توانید میان اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود تعادل برقرار کنید و مسائل مهم در زندگی‌تان را اولویت‌بندی کنید. در این مقاله،چهار گام ضروری برای تنظیم یک برنامه ی روزانه ی کارآمد و مفید را به شما معرفی می‌کنیم.پس تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
گام اول : توجه به کارهای روزانه
توجه داشته باشید که معمولا چگونه زمان‌تان را سپری می‌کنید
قبل از این که بفهمید باید چگونه برنامه ریزی کرد،باید بدانید که هم‌اکنون چگونه کارهای روزانه‌تان را انجام بدهید.
- چند روزی را به بررسی اینکه چگونه وقت‌تان را می‌گذرانید،سپری کنید.
- یادداشت کنید که هر روز دقیقا چه کارهایی انجام می‌دهید.
- توجه کنید که وقت آزادتان را چگونه می‌گذرانید.
- فهرستی از کارهای روزانه‌اتان تهیه کنید و در آن ذکر کنید که برای انجام هر کار، چقدر زمان صرف می‌کنید.
مدیریت زمانی که صرف رفت و آمد به محل کار و انجام کارها می‌کنید
احتمالا بخش نسبتا زیادی از روزتان را صرفا برای رفت و آمد به محل کار یا مدرسه یا بیرون رفتن برای انجام کارهای مختلف صرف می‌کنید. اما این همان زمانی است که برای نظم دادن به روزهای‌تان و انجام وظایف مهم نیاز دارید. توجه کنید که این رفت و آمدها معمولا چقدر زمان شما را می‌گیرند و در برنامه ریزی روزانه‌تان، زمان کافی را به این رفت‌وآمدها اختصاص دهید.
عادت‌های شما، بر امور روزانه‌تان تاثیر می‌گذارند
انجام برنامه ریزی روزانه موجب می شود شما بفهمید کارهایی که طبق عادت انجام می‌دهید، چه تاثیری بر زندگی روزانه‌ی شما می‌گذارند. گاهی این کارها، عادت‌های بدی هستند که مانع از لذت بردن از زندگی یا دستیابی به اهداف‌تان می‌شوند. پس از یافتن عادتی که مانع از دستیابی شما به اهداف‌تان می‌شود،به دنبال راهی برای تغییر آن باشید.
زمان‌های تلف‌شده را کاهش دهید
به برنامه ریزی روزانه خود نگاهی بیندازید و زمان‌هایی که در آنها وقت‌تان هدر می‌رود را بیابید. به این فکر کنید که چگونه می‌توانید برنامه ریزی‌تان را تغییر دهید تا این زمان‌های تلف‌شده کاهش پیدا کنند. اگر نمی‌توانید زمان‌بندی کارها را تغییر دهید، شاید بتوانید به طور هم‌زمان، چند کار را با هم انجام دهید.
از شب قبل برای هر روز برنامه ریزی کنید
معمولا بهتر است که از پیش، برای هر روز برنامه ریزی کنید. اگر قبلا هرگز برنامه ریزی نکرده‌اید، شاید کمی زمان ببرد تا بتوانید در برنامه ریزی‌تان، تمام کاستی‌ها و ویژگی‌ها را در نظر بگیرید. انتظار نداشته باشید که در نخستین روز یا حتی نخستین هفته، همه چیز را متوجه شوید.
برای روز بعد خود، برنامهای تقریبی بنویسید که در آن تمام کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید و زمانی که می‌خواهید برای انجام هر یک صرف کنید را فهرست کنید. در تنظیم این برنامه ریزی، کمی انعطاف‌پذیر باشید، زیرا شما تازه دارید به برنامه ریزی برای زمان‌تان عادت می‌کنید.
گام دوم : نوشتن مهم‌ترین وظایف روزانه
از کارهایی که هر روز باید انجام بدهید فهرستی تهیه کنید
نیازی نیست که فهرست مرتب و دقیقی بنویسید،زیرا در این مرحله فقط باید از تکنیک طوفان فکری استفاده کنید و تمام کارهایی را که هر روز انجام دهید را بنویسید. اگر کارهایی که باید انجام دهید را فراموش می کنید،همیشه دفترچه یادداشت کوچکی با خود داشته باشید و تمام کارهایی را که باید انجام دهید را یادداشت کنید.
کارهای کوچک و بزرگ را یادداشت کنید
وقتی نوشتن فهرست را شروع می‌کنید، هیچ کاری را خیلی کوچک و کم‌اهمیت درنظرنگیرید و هر کاری را که باید انجام داده شود، در فهرست خود وارد کنید. وقتی برای اولین بار برنامه‌ریزی برای کارهای روزانه را انجام می‌دهید، بهتر است که همه‌ی موارد را در برنامه‌ی خود بگنجانید و سپس، در صورت نیاز آن را ویرایش کنید.
در مورد کارهایی که انجام می‌دهید، از خودتان سوالاتی بپرسید
به عنوان مثال برای داشتن تغذیه‌ی مناسب،چه کارهایی باید انجام دهم؟ برای رفتن به سر کار، هر روز باید چه کارهایی انجام دهم؟ برای رساندن فرزندتان به مدرسه یا به خانه، چه کارهایی را باید انجام دهم؟این پرسش ها به شما کمک می‌کند تا بخش‌هایی را که در آنها تمرکز بالایی ندارید، شناسایی کنید و سپس برای بهبود در آن بخش‌ها تلاش کنید.
فهرست خود را تجزیه و تحلیل کنید
اگر زمان آزاد اندکی دارید یا هیچ زمان آزادی ندارید،فهرست خود را دوباره بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا انجام همه‌ی آن کارها، واقعا ضروری است یا خیر. احتمالا متوجه خواهید شد که می‌توان بعضی از کارها را به شکل بهتری انجام داد یا انجام آنها را به فرد دیگری واگذار کرد.
گام سوم : ایجاد برنامه ی زمانی
- از برنامه‌ی مایکروسافت اکسل یا برنامهای مشابه برای یادداشت برنامه خود استفاده کنید
در مقابل هریک از زمان‌ها، کاری را بنویسید
ابتدا فعالیت‌هایی را بنویسید که باید هر روز و در زمان مشخصی انجام شوند.ارزیابی کنید که انجام کدام کارها در الویت است. کارها را در مقابل زمان‌هایی بنویسید که فکر می‌کنید بیش از همه برای انجام آنها مناسب است. در طول روز، یک یا چند زمان استراحت را نیز برای خود در نظر بگیرید.
کارها را در بخش‌های زمانی طولانی‌تری سازماندهی کنید
به طور کلی چارچوب‌های زمانی،به‌اندازه‌ی کافی بزرگ هستند ولی در انجام بعضی از کارها،کمی زمان بیشتری لازم است. بنابراین ممکن است،برای انجام این کارها به بازه های زمانی 90 دقیقه‌ای یا حتی 2 ساعته نیاز داشته باشید.
برنامه‌ی زمانی انعطاف‌پذیری داشته باشید
پیش‌بینی دقیق برای اینکه انجام هر کار به چقدر زمان نیاز دارد دشوار است. شما باید زمان‌های میانی را برای کارهای غیرمنتظره در نظر بگیرید. البته نباید از زمان استراحت خود به عنوان زمان میانی استفاده کنید. زمان استراحت نیز باید مانند زمان‌های اختصاص داده شده به کارهای دیگر، اهمیت داشته باشد.
برنامه‌ریزی خود را چاپ کنید
بهتر است برنامه‌ی خود را در چند نسخه چاپ کنید.زیر کارهای مهم خط بکشید و آنها را از سایر کارها متمایز کنید.
کارهای مربوط به حوزه‌های مختلف را با رنگ مشخصی علامت بزنید
از رنگ‌های متفاوتی برای حوزه‌های مختلف کارهای خود استفاده کنید. مثلا می‌توانید از رنگ زرد برای فعالیت‌های مربوط به کار، از رنگ قرمز برای ورزش، از رنگ آبی برای کارهای مدرسه و … استفاده کنید. به این ترتیب، تنها با نگاه کردن به برنامه متوجه می‌شوید که برنامه‌ی زمانی‌تان به چه صورت است. مثلا اگر بسیاری از بخش‌های آن آبی باشد، متوجه می‌شوید که تکالیفی که برای مدرسه باید انجام بدهید بسیار زیاد است.
گام چهارم: بهینه سازی برنامه‌ی زمانی
توجه کنید که صبح‌ها چقدر انرژی دارید
مهارت‌های تفکر انتقادی و خلاقیت در بیشتر مردم، در زمان صبح نسبت به زمان‌های دیگر بیشتر است و معمولا این مهارت‌ها و توانایی‌ها، با نزدیک شدن به انتهای روز، کاهش می‌یابد. اگر شما نیز چنین هستید، فعالیت‌هایی (مانند نوشتن) را که نیاز به قدرت تفکر و خلاقیت زیادی دارند، در زمان صبح انجام دهید.
توجه کنید که بعدازظهرها چقدر انرژی دارید
اگر شما مانند اکثر مردم، انرژی‌تان تا بعدازظهر تا حد زیادی تحلیل می‌رود.در این صورت، بعدازظهر زمان مناسبی برای انجام کارهای عادی و خسته‌کننده‌ای است که نیازی به فکر کردن زیاد ندارند.
توجه کنید که هنگام شب چقدر انرژی دارید
برای بسیاری، شب‌ها زمان مناسبی برای برنامه‌ریزی و آماده شدن برای روز بعد است. کارهایی که برای آماده شدن برای روز بعد انجام می‌دهیم، شامل کارهایی مانند آماده کردن ناهار روز بعد، بیرون آوردن لباس‌های مورد نیاز و مرتب کردن لباس‌ها و وسایل است.
عادت‌های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف‌تان را در خود ایجاد کنید
اگر هر روز کمی در مسیر دستیابی به اهداف‌تان حرکت کنید،عادت‌های خوبی را برای ادامه‌ی این مسیر در خودتان ایجاد خواهید کرد. عمل کردن طبق این عادت‌ها مانند این است که روی خلبان اتوماتیک قرار گرفته باشید و به طور خودکار، کارهای لازم برای دستیابی به اهداف‌تان را انجام دهید. اساسا هر کاری که به صورت منظم انجام می‌دهید،در نهایت به یک عادت تبدیل می‌شود.
برنامه‌ی زمانی خود را آزمایش کنید
با دیدن برنامه‌ی زمانی‌تان چه حسی دارید؟ آیا زمان‌های مناسبی را برای انجام کارها تعیین کرده‌اید؟ آیا باید مواردی را اصلاح کنید؟ همه چیز را مورد به مورد بررسی کنید و هرکدام را که درست به نظر نمی‌رسد، تغییر بدهید. مجبور نیستید که تا پایان هفته یا ماه صبر کنید و می‌توانید هر چند روز یک بار، برنامه‌ی خود را اندکی تغییر بدهید تا زمانی که برنامه‌ی زمانی‌تان، قابل اجرا شود. شاید لازم باشد که هر ماه، تغییرات کوچک یا بزرگی در آن ایجاد کنید و هرگز تصور نکنید که برنامه‌ی زمانی شما، قطعی و غیرقابل تغییر است.
